Implantar un sistema de gestión basado en procesos requiere seguir cuatro fases:

1. Identificación y secuencia de los procesos: Se definen los procesos (estratégicos, operativos y de apoyo) y se plasma su interrelación en un mapa de procesos.
2. Descripción de cada proceso: Se utilizan herramientas como el diagrama de flujo (representación gráfica) y la ficha de proceso (documento con su misión, responsable, límites, etc.).
3. Seguimiento y medición de resultados: Se usan indicadores (de eficacia, eficiencia, calidad, satisfacción) para medir el rendimiento de los procesos.
4. Mejora de los procesos: Se toman decisiones para corregir desviaciones y mejorar continuamente, en un proceso cíclico.