La mejora de la calidad se articula a través de un procedimiento que se resume en cuatro fases cíclicas: 1. Planificación (detectar necesidades y definir objetivos), 2. Acción (realizar el proceso), 3. Verificación (comprobar resultados) y 4. Corrección (proponer medidas correctoras).

Para ello se utilizan diversos instrumentos de calidad:

• Para la recogida de datos: Encuestas, quejas y sugerencias, hojas de recogida de datos.
• Para el análisis de datos: Indicadores de calidad (criterios medibles), manuales de calidad y de procedimiento, y guías para planes de mejora.
• Para la evaluación: Se analizan los datos recogidos para establecer una relación causa-efecto y proponer medidas correctoras.
• Técnicas de autocontrol: Implican a todos los trabajadores, que se hacen responsables de cumplir los criterios de calidad en sus tareas, realizando registros y anotaciones.