La gestión de existencias en un almacén sigue una serie de fases lógicas que aseguran un suministro continuo y eficiente. Las fases iniciales son cruciales para la planificación.

1. Previsión de aprovisionamientos: Consiste en prever las necesidades futuras de materiales que tendrá la institución. Es el primer paso y se basa en el análisis de consumos históricos y previsiones de actividad.
2. Planificación de adquisiciones: Una vez previstas las necesidades, se planifican las compras, adecuando los recursos disponibles a los servicios que se van a prestar.
3. Procedimiento administrativo de contratación: Se inician los trámites legales y administrativos para realizar la compra, siguiendo la normativa de contratación pública.
4. Petición de material: Tras gestionar la compra, la Sección de Suministros realiza formalmente la petición del material al proveedor.